Mensaje automático en WhatsApp: cómo configurarlo en WhatsApp Business (con ejemplos para tu negocio)
Cómo poner un mensaje automático en WhatsApp Business: bienvenida, ausencia y respuestas rápidas paso a paso, ejemplos por sector y cómo medir lo que te traen.
Para poner un mensaje automático en WhatsApp necesitas WhatsApp Business, la app gratuita para empresas. Tiene tres tipos de mensajes automáticos: el mensaje de bienvenida, el mensaje de ausencia y las respuestas rápidas. Los tres se configuran desde la sección de herramientas para la empresa y en menos de diez minutos están funcionando. El WhatsApp normal no tiene esta opción.
En esta guía te explico cómo configurar cada uno paso a paso, te dejo ejemplos listos para copiar según tu sector y te cuento qué hacer cuando la app se queda corta: recordatorios de cita, peticiones de reseña y cómo medir los clientes que te llegan por WhatsApp.
Los 3 mensajes automáticos de WhatsApp Business
| Tipo | Cuándo se envía | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Mensaje de bienvenida | Cuando alguien te escribe por primera vez o después de 14 días sin hablar contigo | Saludar, decir qué ofreces y qué necesitas saber para atenderle |
| Mensaje de ausencia | Cuando te escriben en el horario que tú elijas (por ejemplo, con el negocio cerrado) | Avisar de cuándo contestarás y dar una alternativa (web, reservas) |
| Respuestas rápidas | Cuando tú las insertas escribiendo «/» | Responder en segundos a las preguntas de siempre: precios, horario, dirección |
Los dos primeros se envían solos; las respuestas rápidas son atajos que usas tú. Combinados, hacen que nadie se quede sin respuesta y que tú no escribas diez veces al día lo mismo.
Cómo poner el mensaje de bienvenida
Según la ayuda oficial de WhatsApp:
- Abre WhatsApp Business y entra en Herramientas (en algunas versiones, Ajustes → Herramientas para la empresa).
- Pulsa Mensaje de bienvenida y activa Enviar mensaje de bienvenida.
- Edita el texto y guárdalo.
- En Destinatarios, elige a quién se envía: a todos, a quien no está en tu agenda de contactos o a todos excepto los contactos que elijas.
La regla de los 14 días. El mensaje de bienvenida solo sale cuando alguien te escribe por primera vez o vuelve a escribirte después de 14 días sin actividad. Si lo pruebas desde el móvil de alguien que te escribió ayer, no lo verás, y no es un fallo.
Cómo configurar el mensaje de ausencia
El mensaje de ausencia responde por ti cuando no puedes atender. Según la ayuda de WhatsApp:
- En Herramientas, pulsa Mensaje de ausencia y activa Enviar mensaje de ausencia.
- Escribe el texto.
- En Horario, elige entre Enviar siempre, Horario personalizado o Fuera del horario comercial. Esta última opción solo funciona si has puesto tu horario en el perfil de empresa de WhatsApp Business.
- Elige los destinatarios, igual que en el mensaje de bienvenida.
Un consejo: usa «Fuera del horario comercial» y mantén el horario del perfil igual que el de tu ficha de Google. Así no tienes que acordarte de activarlo cada noche, y tus datos son coherentes en todas partes, algo que también valoran Google y la IA.
Respuestas rápidas: el atajo que más tiempo ahorra
Las respuestas rápidas son mensajes guardados que insertas escribiendo «/» en cualquier chat. Según la ayuda de WhatsApp:
- Se crean desde Herramientas → Respuestas rápidas, con un atajo (por ejemplo,
/precios) y el texto. - Puedes guardar hasta 50.
- En la app del móvil pueden incluir fotos o archivos (por ejemplo, la carta o la lista de tarifas en PDF). En WhatsApp Web y en el escritorio, solo texto.
- Si completas el perfil de empresa, la app genera respuestas predeterminadas con tu dirección, horario y otros datos.
Las respuestas que más rinden en un negocio local son: precios orientativos, cómo llegar y aparcar, horario, cómo pedir cita y qué traer a la primera visita.
Ejemplos de mensajes automáticos para tu negocio
Cópialos y adáptalos. Funcionan mejor si son cortos, dicen cuándo responderás y dan un siguiente paso.
Clínica (bienvenida)
Hola, gracias por escribir a Clínica Sonrisa. Te respondemos en horario de consulta, de lunes a viernes de 9:00 a 20:00. Si quieres pedir cita, dinos tu nombre, el tratamiento que te interesa y qué días te van mejor.
Restaurante (ausencia, fuera de horario)
¡Hola! Ahora mismo estamos cerrados y no podemos contestar. Puedes reservar mesa al momento en tunegocio.com/reservas. Para grupos y eventos, escríbenos y te respondemos mañana a partir de las 11:00.
Tienda (bienvenida)
Hola, bienvenido a Tienda Verde. Si buscas un producto concreto, mándanos una foto o el nombre y te decimos si lo tenemos en tienda. También puedes comprar online en tunegocio.com.
Servicios a domicilio (ausencia)
Gracias por tu mensaje. Ahora estamos en un trabajo y no podemos contestar. Te llamamos o escribimos antes de dos horas. Si es urgente, cuéntanos en un mensaje qué ha pasado y la dirección.
Respuesta rápida /primera-visita
La primera visita dura unos 30 minutos e incluye revisión y presupuesto sin compromiso. Trae tu DNI y, si los tienes, informes o radiografías anteriores. ¿Qué día te va mejor?
Por qué no se envía tu mensaje automático
Si no funciona, revisa estas causas, por orden de frecuencia:
- La regla de los 14 días (solo en el mensaje de bienvenida).
- Los destinatarios. Si elegiste «quien no está en tu agenda», tus contactos guardados no lo recibirán.
- La conexión. WhatsApp indica que el móvil necesita conexión a internet activa para enviar los mensajes automáticos.
- El horario. En «Fuera del horario comercial», comprueba que el horario del perfil está bien puesto.
- El agente de IA de Meta. Si lo has conectado, el mensaje de bienvenida se desactiva.
Si todo está bien y sigue sin salir, desactívalo y vuelve a activarlo, actualiza la app y reinicia el móvil.
Cuándo la app se queda corta: recordatorios, reseñas y leads
Los mensajes automáticos de la app tienen un límite claro: solo responden cuando el cliente te escribe. No pueden enviar por sí solos un recordatorio de cita para mañana, pedir una reseña después de la visita ni avisarte de un formulario nuevo de tu web.
Para eso hace falta la plataforma de WhatsApp Business (la API), conectada a tu agenda, tu CRM o tu web con una herramienta de automatización como n8n. Con ella se pueden montar flujos como:
- Recordatorio de cita el día antes, con botones para confirmar o cambiar. Es de las automatizaciones que más rentabilidad dan, porque reduce las citas perdidas.
- Petición de reseña unas horas después de la visita, con el enlace directo a tu ficha de Google. Te cuento cómo pedirlas bien en cómo conseguir reseñas que impulsen tu SEO local.
- Respuesta inmediata a leads que llegan desde tu web o desde tus campañas.
Ten en cuenta dos cosas. Los mensajes que inicia la empresa tienen que usar plantillas aprobadas por Meta. Y la plataforma no es gratis: desde julio de 2025 Meta cobra por mensaje, según la categoría (marketing, utilidad o autenticación) y el país, y ha ido cambiando qué mensajes cobra. Revisa su página de precios antes de montar nada. En nuestro servicio de automatizaciones te ayudamos a decidir si te compensa y lo dejamos funcionando.
Mide los clientes que te llegan por WhatsApp
Automatizar sin medir es ir a ciegas. Dos trucos sencillos:
- Un enlace por canal. Los enlaces de WhatsApp
wa.meadmiten un texto predefinido. Usa uno distinto en cada sitio («Hola, vengo de la web», «Hola, vengo de Google Maps») y sabrás de dónde llega cada conversación. - El botón de WhatsApp como evento clave en Google Analytics 4. Igual que con el teléfono, puedes registrar cada clic en el botón de WhatsApp de tu web y ver qué páginas generan más conversaciones. El proceso es el mismo que te explico en cómo medir las llamadas de tu web con Google Analytics 4.
Y si tus clientes también te escriben desde la ficha de Google, mira cómo activar WhatsApp en tu Perfil de Empresa.
En resumen
Instala WhatsApp Business, activa el mensaje de bienvenida y el de ausencia (con tu horario comercial) y guarda tus respuestas rápidas. Con eso nadie se queda sin respuesta y tú ganas tiempo. Cuando quieras que WhatsApp trabaje solo, con recordatorios de cita y peticiones de reseña, toca dar el salto a la plataforma de WhatsApp Business conectada a tu agenda.
¿Quieres saber qué automatizaciones te ahorrarían más tiempo y más clientes perdidos? Pide una auditoría gratuita y lo revisamos contigo, junto a tu ficha de Google y tu web.